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Depuis la mise en place du nouveau système de gestion des notes frais, certaines modifications (et pas des moindres) ont vu le jour dans l'indifférence générale. Je vous propose d'en faire le tour en reprenant quelques extraits du livret "Notes de Frais". Disponible sur notre Intranet, je vous engage fortement à vous le procurer.

Introduction

En préambule, précisons que le présent livret a pour objectif de rappeler et de définir les différentes règles régissant les remboursements de frais professionnels.
Il conviendra à chaque responsable de service de le transmettre à tout nouvel embauché.
Il est à destination de tout salarié qui établit ou établira des notes de frais (NDF).
L’ensemble de ces règles doivent être respectées par tous les salariés et leurs managers. Les frais engagés par les salariés pour les besoins de l’entreprise leurs sont remboursés après accord préalable de leur hiérarchie. Ces remboursements obéissent à des règles légales, fiscales et internes.

Règles de bases

Les principales règles légales et fiscales en vigueur en France sont les suivantes :

  • Les dépenses remboursées doivent avoir été occasionnées pour les besoins exclusifs de l’entreprise.
  • Afin d’en assurer l’acceptation par les autorités fiscales, tout justificatif doit respecter des conditions de forme assez strictes :
    • factures originales libellées au nom de la société qui en assure le remboursement ou, pour les frais de repas uniquement, le ticket de caisse (petites, moyennes ou grandes surfaces) précisant la nature et le montant des seuls frais faisant l’objet d’une demande de remboursement par le collaborateur,
    • indication claire de la TVA sur la facture, si cette dernière n’est pas indiquée, elle ne peut être récupérée et devient donc une charge supplémentaire pour la société.

 Repas - Hotêl

  • Hôtel
    La réservation d’un hôtel est possible dès lors qu’un salarié passe une nuit sur un site éloigné de son lieu de travail.
    Les hôtels doivent uniquement être réservés sur l’outil de réservation de voyages. Les collaborateurs effectuant une réservation sur l’outil se verront proposer une réservation à prix préférentiel conforme à la politique de l’entreprise. Les réservations doivent être effectuées par priorité du moins cher au plus cher dans l’ordre de disponibilité ; le collaborateur devra donc choisir l’hôtel approprié présentant le meilleur rapport qualité-prix.Il n’y a plus de limite au montant qui peut être remboursé dès lors qu’il s’agit d’une réservation d’hôtel conforme faite sur l’outil de réservation. La validation managériale sera nécessaire.
    Les salariés devront payer la facture directement auprès de l’hôtel et se feront rembourser. Les repas du soirs doivent être enregistrés séparément.

  • Repas
    Les frais de repas ne seront remboursés que dans la mesure où ils sont pris en dehors de la zone de l’agence ou de l’antenne. Les zones « hors agence », sont définies selon les règles indiquées ci-dessous :

    - Roissy : hors IDF - Lyon : hors 69, 01 et 38 dans la limite de 50 km - Aix-enProvence : hors 13 - Lille : hors 59 et 62, dans la limite de 70 km - Grenoble : hors 38 - Bordeaux : hors 33 - Nice : hors 06 - Nantes : hors 44 - Pau : hors 64 - Rouen : hors 76 - Toulouse : hors 31 - Rennes : hors 35 - Caen : hors 14

    Pour l’ensemble des frais de repas, il est nécessaire de faire figurer sur le justificatif la raison sociale de la société et le montant de la TVA. S’ils remplissent ces conditions, les tickets de caisse des petites, moyennes et grandes surfaces ont valeur de justificatifs ; ces tickets de caisse ne devront mentionner que les seuls frais de repas faisant l’objet d’une demande de remboursement par le collaborateur.
    Les repas pris lors de missions n’occasionnent pas de déduction de Tickets Restaurants.

Trains - Avions

  • Trains
    Les billets de train doivent être réservés via l’outil de voyages selon la politique Voyages. La validation managériale sera nécessaire
    Ils seront facturés directement à Computacenter.
    Seuls les billets de train d’une valeur inférieure à 65 € peuvent être remboursés via une Note de Frais.
    Les billets de train peuvent être réservés pour des voyages en 2ème classe. Pour toute présentation de billet en 1ère classe, le remboursement se fera sur la base du tarif d’un billet en 2ème classe.
    La raison du déplacement devra être signifiée dans l’outil de voyage
    Les seuls justificatifs acceptés seront les billets de train. En cas de perte, la facture de l’agence de voyage sera nécessaire.
  • Avions
    Aucun billet d’avion pour un salarié n’est remboursé sur NDF. Toute réservation doit être faite sur l’outil de la société, conformément à la politique Voyages . La validation managériale sera nécessaire

Téléphone portable

Le remboursement des frais de téléphone s’opère sur présentation de l’original de la facture libellée au nom de l’émetteur de la NDF (et non à celui de son conjoint ou autre).
Compte tenu de la mise en place de la flotte de téléphonie mobile, les frais de remboursement de téléphone portable sont plafonnés.

En conclusion

Seuls les points faisant l'objet de questions fréquentes ont été traités dans cet article. Pour connaître les montants auxquels vous avez droit ou prendre connaissance du contenu du livret Note de Frais dans son intégralité, veuillez vous le procurer sur l'intranet. Vous le trouverez dans la rubrique Environnement de travail / Déplacements et frais professionnels /Voyages et notes de frais.
Si vous ne vous pouvez pas vous connecter sur l'intranet, vous pouvez nous contacter via un de nos formulaires contact. Nous nous ferons un plaisir de vous le faire parvenir.